Zgłoszenia
Tworzenie i zarządzanie zgłoszeniami konserwacji
Zgłoszenia konserwacji mogą być tworzone przez Ciebie lub składane przez najemców przez ich portal. Ten przewodnik opisuje zarządzanie zgłoszeniami od utworzenia do zakończenia.
Tworzenie zgłoszeń
Jako wynajmujący
Przejdź do Konserwacji
Kliknij Konserwacja w menu bocznym, następnie kliknij Dodaj zgłoszenie.
Wybierz nieruchomość
Wybierz nieruchomość, gdzie potrzebna jest konserwacja.
Opisz problem
Podaj jasny tytuł i szczegółowy opis problemu.
Ustaw priorytet
Wybierz odpowiedni poziom priorytetu na podstawie pilności.
Zapisz
Kliknij Zapisz, aby utworzyć zgłoszenie.
Zgłoszenia najemców
Najemcy mogą składać zgłoszenia przez swój portal:
- Najemca loguje się na swoje konto
- Przechodzi do sekcji Konserwacja
- Klika Złóż zgłoszenie
- Opisuje problem z opcjonalnymi zdjęciami
- Otrzymujesz powiadomienie o nowym zgłoszeniu
Zachęcaj najemców do dołączania zdjęć podczas składania zgłoszeń. Pomaga to ocenić problem przed wizytą w nieruchomości.
Szczegóły zgłoszenia
Każde zgłoszenie zawiera:
- Tytuł - Krótki opis (np. "Cieknący kran")
- Opis - Szczegółowe wyjaśnienie problemu
- Nieruchomość - Której nieruchomości dotyczy
- Najemca - Kto zgłosił (jeśli złożone przez najemcę)
- Priorytet - Poziom pilności
- Status - Aktualny postęp
- Zdjęcia - Obrazy problemu
- Notatki - Log komunikacji
Zarządzanie statusem zgłoszenia
Otwórz zgłoszenie
Kliknij na zgłoszenie, aby zobaczyć jego szczegóły.
Zaktualizuj status
Kliknij Zaktualizuj status i wybierz nowy status.
Dodaj notatki
Zapisz co zostało zrobione, zamówione części lub kolejne kroki.
Powiadom najemcę
Opcjonalnie powiadom najemcę o zmianie statusu.
Przepływ statusów
Typowe zgłoszenie przechodzi przez następujące statusy:
Otwarte → W trakcie → Zakończone
↓
Oczekujące (jeśli czekanie)
↓
W trakcie → Zakończone
Komunikacja
Informuj najemców na bieżąco przez cały proces:
Dodawanie notatek
- Otwórz zgłoszenie
- Kliknij Dodaj notatkę
- Wpisz swoją aktualizację
- Wybierz, czy powiadomić najemcę
- Zapisz
Powiadomienia najemców
Najemcy mogą być powiadamiani gdy:
- Zmienia się status
- Dodawane są notatki (jeśli wybierzesz)
- Zgłoszenie jest zakończone
Jasna komunikacja redukuje frustrację najemców i pytania uzupełniające.
Planowanie prac
Dla każdego zgłoszenia możesz zapisać:
- Planowana data - Kiedy prace zostaną wykonane
- Przypisane do - Kto wykona pracę
- Szacowany koszt - Budżet na naprawę
- Rzeczywisty koszt - Końcowy koszt po zakończeniu
Praca z wykonawcami
Przy korzystaniu z zewnętrznych wykonawców:
- Utwórz lub zaktualizuj zgłoszenie
- Dodaj dane kontaktowe wykonawcy w notatkach
- Ustaw status na "W trakcie" gdy rozpoczną pracę
- Zapisz koszt po zakończeniu prac
- Zaktualizuj na "Zakończone" gdy skończą
Kończenie zgłoszeń
Gdy prace są zakończone:
Zweryfikuj zakończenie
Potwierdź, że problem jest w pełni rozwiązany.
Zapisz koszt
Wprowadź końcowy koszt naprawy.
Dodaj notatki końcowe
Udokumentuj co zostało zrobione i czy potrzebne są dalsze działania.
Oznacz jako zakończone
Zmień status na "Zakończone".
Powiadom najemcę
Wyślij powiadomienie o zakończeniu do najemcy.
Historia zgłoszeń
Wszystkie zgłoszenia są zachowane w historii:
- Przeglądaj przeszłe zgłoszenia według nieruchomości
- Szukaj według zakresu dat, statusu lub słów kluczowych
- Śledź wydatki na konserwację w czasie
- Identyfikuj powtarzające się problemy
Dobre praktyki
- Reaguj szybko - Potwierdzaj zgłoszenia natychmiast, nawet jeśli nie możesz naprawić od razu
- Ustalaj oczekiwania - Daj najemcom realistyczne harmonogramy
- Dokumentuj wszystko - Zdjęcia przed i po, wszystkie koszty, notatki
- Kontaktuj się po - Sprawdź z najemcami po zakończeniu
- Identyfikuj wzorce - Powtarzające się problemy mogą wskazywać na większe usterki
Następne kroki
- Portal najemcy - Proces składania zgłoszeń przez najemcę
- Nieruchomości - Zarządzanie nieruchomościami